Datenschutzhinweise

Datenschutzinformation über die Verarbeitung personenbezogener Daten (Bayern)

Verantwortliche und deren Datenschutzbeauftrage (neben dem Lizenznehmer)

Microsoft Ireland Operations Limited 

One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland

Microsoft Corporation  

One Microsoft Way Redmond, Washington 98052

Betroffenenrechte 

Allgemein 

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu: 

  • Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG). 
  • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). 
  • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). 
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). 
  • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. 

Über Ihr Widerrufsrecht und Ihr Widerspruchsrecht informieren wir Sie gesondert. 

Widerspruchsrecht 

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr. 

Zweck

Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten, einschließlich Betreuung, Herstellersupport und kontinuierlichen Verbesserungen und statistischer Nutzungsanalysen 

Einschließlich Offenlegung für folgende Zwecke von Microsoft 

  1. Abrechnung- und Kontoverwaltung 
  2. Vergütung, 
  3. Interne Berichterstattung und Modellierung 
  4. Bekämpfung von Betrug 
  5. Cyberkriminalität oder Cyberangriffen 
  6. Verbesserung der Kernfunktionalität in Bezug auf Barrierefreiheit, Datenschutz oder Energieeffizienz 
  7. Finanzberichterstattung 
  8. Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen 

Rechtsgrundlagen 

  • Für die Universität und Personen, die in Kommunikation und Dokumenten identifizierbar sind Art. 6 Abs. 1 lit. e i.V.m. Art. 4 BayDSG (insbesondere § 3a ArbStättV, Art. 13 BayBGG, Art. 11 Abs. 1 BayEGovG, § 13 Abs. 7 TMG, Art. 6 Abs, 1 BayDSG, Art. 10 Abs. 1 BayHSchG, Art. 7 BayHO, Art. 20a GG, Art. 3, 3a, 141 BayVerf) 
  • Für die Personen, die Office 365 nutzen in der Rolle als
  • Beschäftigter zudem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (§ 106 Gewerbeordnung)
  • Beamte zudem Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. art. 4 BayDSG (Art. 33 Abs. 5 GG)

Rechtsgrundlagen für die Offenlegung an Microsoft (jenseits der Auftragsverarbeitung) 

  • Für lizenzierte Personen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 49 Abs. 1 lit c (1. und 6.)
  • Für vertraglich nicht erforderliche Zwecke, Art. 5 Abs. 1 S. 1 Nr. 2, Art. 49 Abs. 1 lit. d DSGVO (2.-5.,7.,8.) 

Datenkategorien 

  1. Dokumente und Dateien 
  2. Aufgaben und Lösungen  
  3. Kommunikationsdaten 
  4. Personenbezogene Basisdaten 
  5. Authentifizierungsdaten 
  6. Kontaktinformationen 
  7. Profilierung 
  8. Logfile mit Zugriffen 
  9. System generierte Protokolldaten 

Kategorien von betroffenen Personen 

  • Für Datenkategorien 1-9 Personen, die Office 365 nutzen oder administrieren 
  • Für Datenkategorien 3, 8, 9 Personen, die in der Kommunikation und Dokumenten identifizierbar sind 

Empfänger  

  • Microsoft Ireland Operations Limited, zwecks Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung  
  • Microsoft Corporation, zwecks Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung und eigener Zwecke 
  • Sowie deren Unterauftragsverarbeiter und Supportdienstleister 

Garantien für den Internationalen Datentransfer 

Microsoft Corporation  

Speicherdauer 

  • 90 Tage nach Löschung des Accounts auf Verlangen oder nach Widerspruch (Datenkategorien 4-7) 
  • 90 Tage nach Löschung der Inhaltsdaten, nach Wegfall der Erforderlichkeit (Datenkategorien 1-3) 
  • 180 Tage (Datenkategorien 8, 9)