Was ist die Mitteilungsverordnung (MV)?

Die MV wurde von der Bundesregierung aufgrund der Ermächtigung in §93a Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) im September 1993 erlassen und in der Zwischenzeit mehrfach geändert und aktualisiert.

Die MV regelt die Übermittlung von Mitteilungen von Behörden und anderen öffentlichen Stellen an die Finanzbehörden. Sie enthält genaue Anweisungen für die mitteilungspflichtigen Stellen, was zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang welchem Finanzamt beziehungsweise der Finanzverwaltung mitzuteilen ist.

Zu den Behörden im Sinne der MV gehören alle öffentlichen Stellen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen (§ 6 Abs. 1 AO). Damit sind Hochschulen unmittelbar betroffen.

Wen betrifft die Mitteilungsverordnung?

Die Mitteilungspflicht erstreckt sich grundsätzlich auf alle Zahlungen von öffentlichen Stellen an Dritte, wenn

• der Zahlungsempfänger nicht im Rahmen einer land- und forstwirtschaftlichen, gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit gehandelt hat oder soweit die Zahlung nicht auf das Geschäftskonto des Zahlungsempfängers erfolgt.
   
• bei Zahlungen zweifelhaft ist, ob der Zahlungsempfänger im Rahmen der Haupttätigkeit gehandelt hat oder die Zahlung auf das Geschäftskonto erfolgt. 
   
• Zahlungen zu bestimmten Zeitpunkten und in gleichbleibender Höhe geleistet werden (wiederkehrende Zahlungen, z. B. Miete).

Welche Fälle sind NICHT betroffen?

• Alle Reisekostenerstattungen, die durch die Reisestelle der Finanzabteilung der Ohm nach dem BayRKG (oder ggf. BRKG) berechnet, erstattet und über VIVA, dem Personalverwaltungssystem des Freistaats Bayern, erfasst werden.
   
• Reine Auslagenerstattungen bzw. Aufwandsentschädigungen, d. h. direkte Kostenerstattungen auf Grundlage von Belegen.

Welche Daten werden erfasst und weitergeleitet?

Die Mitteilung an die Finanzverwaltung hat grundsätzlich die in § 93c Absatz 1 Nummer 2 AO genannten Daten zu enthalten (insbes. Angaben zur mitteilungspflichtigen Stelle sowie Angaben zur Identifizierung des Betroffenen).

Zu erfassen sind folgende Daten:

• Name, Vorname
• Meldeanschrift mit Straße, Postleitzahl und Ort
• Neu: Geburtsdatum
• Neu: Steueridentifikationsnummer (11-stellige Steuer-ID)

Auszahlungen dürfen nur noch erfolgen, wenn diese Daten vollständig zur Verfügung stehen.

Sollten Sie noch keine Steueridentifikationsnummer haben, so können Sie diese beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen und der Ohm mitteilen.

Im Rahmen der Mitteilungsverordnung besteht eine Informationspflicht der Betroffenen. Diese wird vom Landesamt für Finanzen zentral für alle Dienststellen des Freistaats Bayern über den Postweg an die übermittelte Meldeanschrift erfüllt.

Datenerfassung an der Technischen Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm

Daten werden grundsätzlich nur erfasst und weiterverarbeitet, wenn eine Zahlung unter die Mitteilungsverordnung fällt. Die jeweilige Zahlung wird dazu im Finanzmanagementsystem (FSV) der Ohm gekennzeichnet und an das Landesamt für Finanzen zusammen mit den Informationen übermittelt.

Es ist in Bayern ausschließlich die elektronische Verarbeitung zulässig.

Deshalb werden die Daten im Rahmen von Auszahlungen oder Erstattungen von Auszahlungen benötigt und dazu ab sofort auf aktuellen Formularen erfasst, die Auszahlungen begründen.

Dies sind insbesondere:

• Vergütungen für Gastvorträge,
• Vergütungen für Werk- und Honorarverträge,
• Stipendien und Preisgelder einschließlich aller Zuschüsse und Zuschläge,
• sonstige Honorare und Dienstleistungen jeder Art, z. B. Probandenvergütungen für die Teilnahme an Studien oder Vergütungen für gutachterliche Tätigkeiten,
• Reisekostenerstattungen für Nicht-Beschäftigte des Freistaats Bayern.

Die Vorschriften betreffen sowohl Zahlungen an inländische als auch an ausländische Zahlungsempfänger. Diese werden jeweils über den Inhalt der Mitteilungen an das Finanzamt unterrichtet.

Da die vorgenannten mitteilungspflichtigen Sachverhalte bereits im Haushaltsjahr 2024 betroffen sind, ist es notwendig, das bisherige Verfahren der Datenerfassung, -verarbeitung und -weitergabe an der Ohm grundsätzlich ab dem 1. Januar 2024 neu aufzustellen.

Datenverarbeitung an der Technischen Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm

Die Daten werden in Form von Zahlungspartner-Informationen im Finanzmanagementsystem der Ohm gespeichert und für Auszahlungen und ggf. Rückerstattungen herangezogen. 

Eine Erfassung der Daten erfolgt auf dem jeweiligen Formular, die Verarbeitung dann im Rahmen des jeweiligen Verfahren / Prozess.

Die Daten werden in FSV nicht gesondert als Zahlungspartner gespeichert.

Die Daten werden aus der Zahlungspartnerliste entfernt, wenn der Zahlungspartner zwei vollständige Haushaltsjahre (= Kalenderjahr) nicht mehr bei einer Buchung verwendet wurde.

Falls der Zahlungspartner bei der Inventarisierung als Hersteller oder Lieferant eines Gerätes verwendet wurde, werden nach zwei Jahren nur die Bankverbindung, die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum gelöscht.

In den Finanztransaktionsdaten werden bei den Zahlungen die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum nach zwei abgeschlossenen Haushaltsjahren entfernt. Die Finanzdaten selbst werden grundsätzlich für zehn abgeschlossene Haushaltsjahre aufbewahrt und im Anschluss gelöscht / vernichtet.

An wen werden die Daten weitergeleitet?

Die Daten werden ausschließlich an das Landesamt für Finanzen (LfF) weitergeleitet.

Es besteht eine Auftragsdatenvereinbarung mit dem LfF u.a. zu diesem Zweck.

Die Daten werden vom Landesamt für Finanzen spätestens bis Ende März des Folgejahres gesammelt an die KONSENS-Schnittstelle weitergeleitet (siehe Schnittstelle zum KONSENS-Mitteilungsverfahren).

Wo finde ich meine steuerliche Identifikationsnummer?

Die steuerliche Identifikationsnummer hat jede in Deutschland geborene oder gemeldete Person als Brief vom Bundeszentralamt für Steuern erhalten. Über deren Webseite kann man eine erneute Mitteilung beantragen.

Beschäftigte der Ohm finden ihre Nummer auch in jeder Gehaltsabrechnung oben rechts.

Wie beantrage ich eine steuerliche Identifikationsnummer?

Wie beantrage ich eine steuerliche Identifikationsnummer?

Für nicht in Deutschland gemeldete Personen muss vor der Auszahlung, die unter die Mitteilungsverordnung fällt, eine steuerliche Identifikationsnummer erteilt worden sein.

• Variante 1: Betroffene Person, an die Auszahlung erfolgen soll, wird persönlich mit Ausweis beim Zentralfinanzamt Nürnberg vorstellig.
   
• Variante 2: Betroffene Organisationseinheit der Ohm beantragt rechtzeitig vor der Buchung der Auszahlung bzw. vor Beantragung einer Reise, deren Kosten über die Ohm erstattet werden sollen, beim Zentralfinanzamt eine steuerliche Identifikationsnummer

Identifikationsnummer beantragen:

1. Öffnen der Seite https://www.formulare-bfinv.de/ffw/
2. Im Suchfeld oben rechts die Nummer des Formulars eingeben: 010250
3. Das geöffnete Formular ausfüllen, als PDF speichern und ggfs. ausdrucken.
4. Kopie des Passes/Ausweises der Person anfertigen
5. Ausgefüllten Antrag und Kopie des Ausweises an Zentralfinanzamt (gilt für die gesamte Ohm unabhängig vom Standort) senden am besten über die elektronische Kontaktmöglichkeit
   oder per Post Zentralfinanzamt Nürnberg Thomas-Mann-Straße 50, 90471 Nürnberg

Die Bearbeitung dauert bis zu 14 Tage!

Bei der Auszahlung an eine Person sind zwingend die selben Daten zu verwenden, die im Formular an das Finanzamt angegeben wurden. Das betrifft Name, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift im Ausland sowie die steuerliche Identifikationsnummer.

Es gibt derzeit keine Ausnahmen von dieser Regel, auch nicht für Kleinbeträge oder für Barauszahlungen, die grundsätzlich zu vermeiden sind.