Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

Dienstreisende und Anordnende sind nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Bayerischen Haushaltsordnung (vgl. Art. 7 BayHO) gehalten, bei der Planung, Beantragung, Genehmigung, Anordnung und Durchführung von Dienst- oder Fortbildungsreisen bzw. Dienstgängen besonders sorgfältig zu prüfen, ob diese unbedingt notwendig sind und ihr Zweck nicht auf andere, für den Dienstherrn bzw. Arbeitergeber auf kostengünstigere Weise erreicht werden kann. Reisekosten sind auf das unumgängliche Maß zu beschränken.

Das bedeutet im Einzelnen:

• Die Zahl der an einer Dienstreise teilnehmenden Personen ist auf ein Mindestmaß zu reduzieren. In jedem Fall ist zu begründen, warum es dienstlich notwendig ist, dass mehr als ein:e Bedienstete:r an einer Dienstreise teilnimmt.
• Es ist die günstigste Verkehrsverbindung sowie das zweckmäßigste Beförderungsmittel zu wählen.
• Fahrpreisermäßigungen sind zu nutzen.
• Die Dienstreise ist zeitsparend einzurichten, so dass lange Wartezeiten oder besondere Reisetage wie Sonn-, Feier- und dienstfreie Samstage als Reisetage vermieden werden.

Dienstreise, Dienstgang oder Fortbildungsreise?

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung dienstlicher Aufgaben außerhalb des regulären Dienstortes. Sie müssen schriftlich oder elektronisch angeordnet bzw. genehmigt worden sein.

Dienstgänge sind Wege oder Fahrten innerhalb des Dienst- oder Wohnortes zur Erledigung dienstlicher Aufgaben außerhalb der Dienststätte. Auch sie bedürfen einer entsprechenden Anordnung oder Genehmigung.

Dienstreisen und Dienstgänge umfassen sowohl das eigentliche Dienstgeschäft als auch die dafür notwendigen Wege und Fahrten.

Ein Dienstgeschäft liegt vor, wenn Tätigkeiten ausgeführt werden, die zum Hauptamt der bzw. des Reisenden an der OHM gehören. Dazu zählen Aufgaben, die unmittelbar übertragen wurden – in der Regel ersichtlich aus dem Geschäftsverteilungsplan oder im Vertretungsfall.

Exkursionen sowie Reisen zu Veranstaltungen des Didaktischen Zentrums für Professorinnen, Professoren und Lehrkräfte mit besonderen Aufgaben gelten als Dienstreisen.

Weitere Beispiele für Dienstgeschäfte sind:

• Teilnahme an dienstlich erforderlichen Besprechungen,
• Mitwirkung in Arbeitskreisen oder Kommissionen, sofern diese zum eigenen Aufgabenbereich gehören,
• Teilnahme an Empfängen, Einweihungen o. Ä., sofern ein dienstliches Erfordernis besteht (ein dienstliches Erfordernis besteht in der Regel nur bei offiziellen Repräsentationen der Hochschule, wie etwa durch Angehörige der Hochschulleitung oder des Dekanats).

Bei Unsicherheiten, ob ein Dienstgeschäft vorliegt, kann folgende Frage hilfreich sein:

Erfolgt die Teilnahme in dienstlicher Funktion als Mitglied der OHM und betrifft sie den eigenen Aufgabenbereich – oder handelt es sich um eine private Teilnahme aufgrund persönlicher Expertise oder Erfahrung?

Eine Fortbildungsreise liegt vor, wenn die besuchte Veranstaltung der beruflichen Weiterbildung dient und geeignet ist, die Erfüllung dienstlicher Aufgaben zu fördern. Dazu zählen z. B.:

• Fachspezifische Lehrgänge,
• Fachtagungen und Seminare,
• Vorträge, Kongresse und Workshops mit Bezug zum eigenen Aufgabenbereich.

Fortbildungsreisen dienen der Erweiterung beruflicher Kenntnisse und Fähigkeiten, der Anpassung an neue Anforderungen sowie der Vorbereitung auf veränderte oder neue Aufgaben.

Antragstellung und Genehmigung VOR Antritt der Reise

Dienstreisen müssen grundsätzlich vor Antritt schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt werden. Der Antrag soll in der Regel 1 - 2 Wochen im Voraus erfolgen. Die Beantragung erfolgt über das Reisemanagement des Mitarbeiterservice Bayern. Für Fortbildungsreisen gilt dies entsprechend. Bei Dienstgängen ist auch eine vorherige mündliche Genehmigung ausreichend.

Eine Erstattung der Reisekosten ist grundsätzlich nur möglich, wenn die Genehmigung der Reise vor Reiseantritt vorgelegen hat. Wird vor Antritt der Reise keine Genehmigung erteilt, ist nicht nur die Erstattung der Reisekosten, sondern auch die Gewährung von Sachschadensersatz bei einer etwaigen Beschädigung von aus triftigen Gründen genutzter privater Kraftfahrzeuge ausgeschlossen.

Bei unvorhergesehenen sofort anzutretenden Dienstreisen, z.B. in Eilfällen, die keinen Aufschub dulden und wenn die Nichtausführung der Dienstreise dienstliche Nachteile mit sich bringen würde., ist auch die Einholung einer Vorabgenehmigung durch E-Mail möglich, die dann zusätzlich zum nachträglich einzureichenden elektronischen Antrag vorzulegen ist. Mit der Vorabgenehmigung ist noch nicht die Anerkennung von triftigen Gründen für die Nutzung eines privaten Kfz oder die Genehmigung eines bestimmten Verkehrsmittels verbunden. .Diese Prüfung erfolgt nachträglich aufgrund der Angaben im Antragsformular. Es besteht kein Anspruch auf Erstattung von Sachschäden.

Ausgenommen von der Genehmigung vor Reiseantritt sind allgemeine Genehmigungen für notwendige Dienstreisen und Dienstgänge, die in Ausnahmefällen bei einer voraussehbaren Vielzahl von Dienstreisen oder Dienstgängen zu bestimmten Zielen oder Zielbereichen gewährt werden können.

Besonderheiten bei Auslandsreisen

Auslandsreisen werden ausschließlich vom Präsidenten der Hochschule genehmigt.

Für Auslandsreisen gelten unterschiedliche Sätze, die auf jeden Fall vorab mit der Reisekostenstelle
abzustimmen sind.

Reisekostenvergütung

Die Erstattung von Reisekosten erfolgt über das Reisemanagement im Portal „Mitarbeiterservice Bayern“. 

Bitte beachten Sie, dass Sie die relevanten Angaben in den Abrechnungen für Ihre Erstattung eingeben müssen. Die Kosten, die der Abrechnung nicht geltend gemacht wurden, müssen als Verzicht gewertet werden. 

Die sachbearbeitenden Personen dürfen keine Eintragungen in den Abrechnungen vornehmen.

Geltungsbereich
Die nachfolgenden Ausführungen gelten nur für Inlandsreisen.
Bei Auslandsreisen wenden Sie sich bezüglich der Erstattungsfähigkeit der Kosten bitte an die
Reisekostenstelle, da diese von Land zu Land unterschiedlich sein kann.

Benötigte Unterlagen
Für die Reisekostenvergütung werden folgende Unterlagen benötigt:

• Eine komplett ausgefüllte und unterschriebene Reisekostenabrechnung
• Der genehmigte Dienst-, Fortbildungs- oder Exkursionsantrag oder der Antrag für
  Sonstige Reiseanlässe mit dienstlichen Berührungspunkten im Original bzw. eine
  Kopie der generellen Dienstreisegenehmigung
• Programme, Einladungen, Rechnungen im Original oder ein Ausdruck eines
  entsprechenden elektronischen Dokuments
   

Ausschlussfrist
Die Erstattung muss innerhalb einer Frist von 6 Monaten nach Beendigung der Dienst- oder
Fortbildungsreise schriftlich beantragt werden.
Dies ist eine Ausschlussfrist, welche keinen Ermessenspielraum zulässt, sodass zu spät
gestellte Anträge zu keiner Erstattung mehr führen können (Art. 3 Abs. 5 BayRKG).
 

Fahrtkostenerstattung
Erstattet werden die erforderlichen Fahrtkosten. Generell werden Wegekosten bei
Fortbildungsreisen nur erstattet, wenn die Fortbildung mindestens überwiegend im
dienstlichen Interesse liegt.
Aktuelle Sätze der Reisekostenvergütung finden sich im my.ohm der Hochschule unter der
jeweils einschlägigen Reisekategorie.
 

Übernachtungskosten
Die Erstattung von Übernachtungskosten ist nur möglich, wenn sie auch dem Grunde
nach notwendig waren, also die zeitliche Festlegung des Dienstgeschäfts eine Anoder
Abreise am selben Tage unzumutbar macht (Nr. 3.2 VV-BayRKG).
Von einer Unzumutbarkeit ist auszugehen, wenn das Dienstgeschäft und die Hin- und
Rückreise insgesamt die Dauer von 10 Stunden überschreiten und die oder der
Dienstreisende selbst ein Kfz lenkt. In diesen Fällen werden die Übernachtungskosten
erstattet. Es wird aus Fürsorgegründen dringend empfohlen, von dieser Option auch
Gebrauch zu machen.
Im Übrigen ist davon auszugehen, dass eine Anreise am selben Tage i. d. R.
zumutbar ist, wenn der Reiseantritt nicht vor 06:00 Uhr erfolgen muss. Eine Rückreise
am selben Tage ist i. d. R zumutbar, wenn die Ankunft an der Wohnung bis 23:00 Uhr
erfolgen kann (Nr. 3.2.3 VV-BayRKG).
 

Die Höhe der Erstattung bemisst sich nach der Einwohnerzahl am Übernachtungsort
(aktuelle Sätze finden sich in my.ohm der Hochschule in der jeweiligen
Reisekategorie). Mit weiterer Begründung ist auch eine Erstattung oberhalb der
benannten Sätze möglich. Dies gilt dann, wenn die die für die Genehmigung
zuständige Stelle bereits vor Reiseantritt die Höhe der Übernachtungskosten als
angemessen anerkannt hat oder wenn die Buchung des wirtschaftlichsten Angebots
innerhalb der für den Freistaat Bayern gültigen Rahmenverträge liegt (Nr. 9.3.4 Satz 2
VV-BayRKG).
Liegen die Übernachtungskosten über diesen Sätzen, ist eine Begründung für die
Nichtinanspruchnahme eines geeigneten und günstigeren Hotels erforderlich (z. B.
hohes Preisniveau wegen stattfindender Messe oder Tagungshotel, keine geeigneten
günstigeren Hotels vorhanden).

Nicht erstattet werden Kosten für die Nutzung der Minibar, Pay-TV und dergleichen.
Hier ist auf einen getrennten Ausweis in der Rechnung zu achten.

Übernachten erstattungsberechtigte Dienstreisende mit nicht erstattungsberechtigten
Personen (z. B. Ehegatte) in einem Zimmer, ist der Unterschiedsbetrag zwischen Ein- und
Doppelbettzimmer nicht erstattungsfähig. Ohne Nachweis sind die
Übernachtungskosten nach Köpfen aufzuteilen. Im Zweifel ist die Übernahme der
Übernachtungskosten vor Buchung des Hotelzimmers mit der Reisekostenstelle
abzustimmen.
 

Nebenkosten
Alle dienstlich veranlassten Kosten werden erstattet, wie z. B. Tagungspauschalen
oder Seminargebühren.

Triftige Gründe für die Verwendung eines privaten Kfz

Grundsätzlich sind regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel oder ein Dienstfahrzeug zu benutzen.

Steht kein Dienstfahrzeug zur Verfügung, besteht bei der Benutzung eines privaten Kfz zur
Durchführung einer Dienstreise bei einem Unfall nur dann ein Anspruch auf Schadensersatz
(Vollkaskoschutz ohne Selbstbeteiligung) gegenüber dem Freistaat Bayern, wenn triftige Gründe für
die Benutzung des privaten Kfz vorlagen.

Triftige Gründe liegen beispielsweise in folgenden Fällen vor:

• Der Geschäftsort ist mit öffentlichen Beförderungsmitteln nicht oder nur schwer zu erreichen.
• Erhebliche Zeitersparnis
• Am Zielort oder an verschiedenen Orten (auch an der Hochschule selbst) sind mehrere
  Termine wahrzunehmen und dies ist ohne Nutzung eines Pkw nicht möglich oder sehr
  umständlich.
• Es muss sperriges oder schweres, dienstliches oder angemessenes privates Gepäck (mehr
  als 10 kg) transportiert werden, welches eine Reise mit öffentlichen Verkehrsmitteln
  unzumutbar macht.
• Mindestens zwei Personen begeben sich gemeinsam mit demselben Fahrzeug auf eine
  Dienst- oder Fortbildungsreise.

• Aufgrund einer Gehbehinderung oder aus anderen schwerwiegenden gesundheitlichen
  Gründen ist die Benutzung eines Pkws erforderlich.

   

Bei Fortbildungsreisen besteht generell kein dienstlicher Vollkaskoschutz für das private Kfz.

Übernachtungen bei Dienst- und Fortbildungsreisen

Hinweis zu Übernachtungen bei Dienst- und Fortbildungsreisen

Für Übernachtungen, die im Rahmen von Dienst- oder Fortbildungsreisen notwendig werden, bestehen festgelegte Vereinbarungen mit ausgewählten Hotels und Beherbergungsbetrieben. Diese Vereinbarungen stellen sicher, dass Unterkünfte zu einheitlichen Konditionen gebucht werden können und die Anforderungen an Wirtschaftlichkeit sowie organisatorische Abläufe erfüllt sind.

Die dafür vorgesehenen Häuser sind in übersichtlichen Hotellisten zusammengefasst. Diese Listen dienen als verbindliche Grundlage für alle Buchungen und sollen gewährleisten, dass dienstliche Übernachtungen ausschließlich in den vereinbarten Unterkünften erfolgen.

Bitte berücksichtigen Sie die jeweiligen Hotellisten frühzeitig bei Ihrer Reiseplanung und verwenden Sie lediglich die dort hinterlegten Optionen. Bei Fragen oder besonderen Buchungsbedarfen steht die Reisestelle gerne zur Verfügung.

Hotelliste “Motel One”

Hotelliste “Inland”

Hotelliste "Ausland"

Fahrten zwischen den Standorten der Ohm

Fahrten zwischen den Standorten der Ohm

Fahrten zwischen den Standorten innerhalb Nürnbergs sind reisekostenrechtlich Dienstgänge, diese können mündlich genehmigt werden.

Personen, die kein privates Ticket für den ÖPNV besitzen, können diese Fahrten über das DB Portal der Ohm buchen. Wer noch keinen Zugang zum DB Portal hat, kann diesen über den Formulartransfer beantragen. https://www.ohmportal.de/qmdokument/FA_0828_FO

Wird die Fahrt mit einem KfZ durchgeführt, ist folgendes zu beachten:

• Vorrangig sind Dienstfahrzeuge der Ohm zu nutzen, diese können in myOhm über Anny Raumbuchung gebucht werden.
• Wenn für die Nutzung eines privaten KfZ ein triftiger Grund vorliegt, empfehlen wir die Beantragung des Dienstganges über BayRMS, da in diesem Fall das Fahrzeug zusätzlich über den Freistaat Bayern versichert ist.
• Liegen keine triftigen Gründe für die KfZ Nutzung vor, besteht für das Fahrzeug kein zusätzlicher Versicherungsschutz.

Für die Zeiterfassung muss bei Dienstwegen zwischen den Standorten innerhalb Nürnbergs keine Stempelung vorgenommen werden, die Zeiterfassung läuft weiter.

Fahrten zu den Standorten außerhalb Nürnbergs sind Dienstreisen, hier muss vor Reiseantritt ein Reiseantrag über BayRMS gestellt und genehmigt werden.

Für die Zeiterfassung muss anschließend eine Dienstreise gestempelt werden: https://www.ohmportal.de/qmdokument/PA_2033_HR