BAIKS unterstützt Hochschulverwaltungen bei Supportanfragen und dem Zugriff auf internes Verwaltungswissen.

Gemeinsam Verwaltungswissen effizient nutzbar machen

Mit BAIKS (Bayerisches Assistenzsystem für Intelligenten KI-Support) entwickeln bayerische Hochschulen gemeinsam ein KI-Assistenzsystem für die Hochschulverwaltung. Das System unterstützt Mitarbeitende bei der Bearbeitung von Supportanfragen und beim Zugriff auf internes Verwaltungswissen. Ziel ist es, wiederkehrende Rechercheaufgaben zu reduzieren, Serviceprozesse zu beschleunigen und die Mitarbeitenden im Arbeitsalltag zu entlasten.

Projektsteckbrief

Projektname
BAIKS – Bayerisches Assistenzsystem für Intelligenten KI-Support in der Hochschulverwaltung

Anwendungsbereich
Support und Verwaltungsprozesse

Projektleitung
Technologietransferzentrum: Digitale Intelligenz
 

Pilothochschulen Support

• Technische Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm
• Technische Hochschule Deggendorf
• Technische Hochschule Augsburg

Pilothochschulen Intranet

• Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
• Universität Regensburg

Technologien

• Large Language Models (LLM)
• Retrieval Augmented Generation (RAG)
• Wissensdatenbanken
• Quellenbasierte Antwortgenerierung
• Human-in-the-Loop

Besonderheiten

• Digitale Souveränität
• DSGVO-konforme Umsetzung
• Skalierbare Architektur
• Modulare Erweiterbarkeit

Wenn Verwaltungsanfragen immer komplexer werden

Hochschulverwaltungen bearbeiten täglich eine Vielzahl an Anfragen von Studierenden und Mitarbeitenden. Gleichzeitig steigen sowohl die Anzahl als auch die Komplexität der Anfragen kontinuierlich. Insbesondere wiederkehrende First-Level-Anfragen verursachen einen hohen Recherche- und Bearbeitungsaufwand. Die notwendigen Informationen sind häufig in unterschiedlichen Wissensquellen, Dokumenten und Intranetsystemen verteilt.

Intelligente Unterstützung für Support und Verwaltung

Im Projekt BAIKS wird ein KI-Assistenzsystem entwickelt, das Mitarbeitende bei der Bearbeitung von Support- und Verwaltungsanfragen unterstützt. Die Lösung greift auf vorhandene Wissensquellen der jeweiligen Hochschule zurück und erstellt auf dieser Grundlage qualifizierte Antwortvorschläge. Dadurch werden Mitarbeitende von zeitaufwendigen Recherchearbeiten entlastet und können Anfragen effizienter bearbeiten.

So funktioniert BAIKS in der Praxis

1. Eine Anfrage wird an das Assistenzsystem übergeben.
2. Relevante Informationen werden aus den Wissensbeständen der Hochschule identifiziert.
3. Das System durchsucht Dokumente, Richtlinien und Intranetinhalte.
4. Ein Large Language Model erzeugt einen Antwortvorschlag.
5. Die verwendeten Quellen werden transparent ausgewiesen.
6. Mitarbeitende prüfen, ergänzen oder korrigieren die Antwort.
7. Erst danach erfolgt die Kommunikation mit den Anfragenden.

Weitere Informationen zum Projekt

BAIKS ist ein hochschulübergreifendes Gemeinschaftsprojekt mehrerer bayerischer Hochschulen. Neben den Pilothochschulen ist auch der Digitalverbund Bayern in die Projektarbeit eingebunden. Ziel des Projekts ist die Entwicklung eines skalierbaren KI-Assistenzsystems für Support- und Verwaltungsprozesse, das perspektivisch auch an weiteren bayerischen Hochschulen eingesetzt werden kann.

→ BAIKS: KI-Assistenzsysteme für die Hochschulverwaltung entwickeln, TTZ-Newsartikel vom 6. August 2026

→ BAIKS, Universität Regensburg

→ KI-Support für Hochschulverwaltungen, Digitalverbund Bayern

Mehr Effizienz durch digitale Assistenz

Die Vorteile auf einen Blick

✔ Schnellere Bearbeitung von Anfragen

✔ Weniger Rechercheaufwand

✔ Entlastung von Fachabteilungen

✔ Höhere Servicequalität

✔ Einheitlichere Antworten

✔ Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender

✔ Effizienterer Zugriff auf Verwaltungswissen

Antworten mit nachvollziehbaren Quellen

BAIKS basiert auf einem Retrieval-Augmented-Generation-Ansatz (RAG). Dadurch greifen die KI-Assistenten auf aktuelle Wissensbestände der jeweiligen Hochschule zu.

Die generierten Antwortvorschläge werden stets mit den zugrundeliegenden Quellen verknüpft. Mitarbeitende können diese Informationen jederzeit nachvollziehen und fachlich überprüfen.

Datenschutz und digitale Souveränität

Ein zentrales Ziel des Projekts ist die Stärkung der digitalen Souveränität bayerischer Hochschulen.

Die Systeme werden an den beteiligten Hochschulen entwickelt und betrieben. Dadurch bleiben sensible Daten innerhalb kontrollierter Infrastrukturen und können unter Berücksichtigung hoher Datenschutzanforderungen verarbeitet werden.

Von der Hochschule zur Verwaltung

Die Herausforderungen der Hochschulverwaltung ähneln vielen Situationen in Kommunen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen: umfangreiche Wissensbestände, wiederkehrende Anfragen und ein hoher Rechercheaufwand.

BAIKS zeigt, wie KI Mitarbeitende bei der Informationssuche und Beantwortung von Anfragen unterstützen kann, ohne die fachliche Verantwortung zu übernehmen.

Mögliche Einsatzbereiche

✔ Bürgeranfragen

✔ Personalservice

✔ IT-Support

✔ Intranet-Auskunftssysteme

✔ Wissensmanagement

✔ Servicecenter

✔ Interne Verwaltungsprozesse

Hinweis: Diese Website beinhaltet KI-generierte Bilder.

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