Wenn Sie in Ihrem Posteingangsordner mehrere Terminanfragen haben, können Sie diese Anfragen gleichzeitig beantworten.
Dazu markieren Sie alle Anfragen (Sie halten die Strg-Taste).
Jetzt klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Anfragen und klicken auf
Standardmäßig werden in Outlook "rückblickend" die Termine der letzten zwei Monate angezeigt. Ältere Termine bleiben zwar im System, werden aber in Outlook nicht mehr angezeigt. Ziel ist, dass Outlook schneller startet, da weniger Daten geladen werden müssen.
Möchten Sie auch ältere Termine sehen, nutzen Sie entweder die Weboberfläche Zimbra oder ändern die Standardeinstellung in Outlook.
Um die Outlook-Einstellung zu verändern, öffnen Sie den Kalender und klicken am linken Rand mit der rechten Maustaste auf Ihren Kalender.
Hier wählen Sie einen anderen Zeitraum aus.
Um andere Arbeitszeiten anzugeben, klicken Sie auf
Hier geben Sie die gewünschte Arbeitszeit an.
Sie können sich in der Kalenderübersicht (links über den Modulschaltflächen) die Kalenderwochen anzeigen. Dazu klicken Sie
Hier setzen Sie ein Häkchen vor
Sie können angeben, dass Outlook Sie kurz vor Beginn Ihrer Termine erinnert.
Dazu können Sie entweder einzeln für jeden Termin im Fenster zum Erstellen des Termins unter
eine Erinnerungszeit angeben oder Sie geben vorher unter
einen Standard vor.
Sie können Ihre Termine mit verschiedenen Farben markieren. Dazu bietet Outlook verschiedene Farbkategorien.
Tipp: Sie können auch andere Outlook-Elemente wie z.B. E-Mails in diesen Farben markieren und dadurch Zusammenhänge verdeutlichen.
Um ein Outlook-Element farbig zu markieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Bei Terminen im Kalender
Bei geöffneten Terminen
Anmerkung: Bei Terminserien gilt die Farbkategorie immer für die gesamte Serie. Es ist nicht möglich, einzelne Elemente der Serie in einer anderen Farbe zu markieren.
Sie können in der Monatsansicht Ihres Kalenders zwischen drei Detail-Ebenen wählen. Dazu klicken Sie auf das kleine Dreieck unter der Monats-Schaltfläche.
Mit dieser Einstellung werden nur Ereignisse eines Kalendertages angezeigt. Bei Ereignissen handelt es sich um Elemente, die den ganzen Tag dauern und über keine bestimmte Start- oder Endzeit verfügen.
Termine werden bei dieser Einstellung nicht angezeigt!!!
Zusätzlich zur Anzeige von Ereignissen werden Termine innerhalb der Kalenderzellen entsprechend der Tageszeit, für die der Termin geplant ist, als durchgezogene Balken dargestellt. Jede Tageszelle wird von einer dünnen horizontalen Linie, die für 12 Uhr mittags steht, durchzogen.
Mit dieser Einstellung werden Ereignisse und Termine angezeigt. Termine werden mit deren Startzeit und Betreffzeile aufgelistet.
Wenn Sie zu einem Termin weitere Teilnehmer einladen, werden die Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt. Ihre eingeladenen Kollegen können dann direkt in der E-Mail-Benachrichtigung zu- oder absagen.
Unter gewissen Umständen kann es sinnvoll sein, diese Benachrichtigung abzuschalten.
Um die automatische Benachrichtigung der Teilnehmer zu deaktivieren, klicken Sie in der Registerkarte
auf
